Die elektronische Rechnung (eRechnung) – Ein kurzer Überblick und Herausforderungen
Mit dem am 8.12.2022 präsentierten Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ verfolgt die Europäische Kommission das Ziel, das geltende Umsatzsteuerrecht zu modernisieren, die Kosten der steuerlichen Pflichten für Unternehmen zu senken und dem Umsatzsteuerbetrug in der EU effizienter entgegenzutreten. Zentraler Bestandteil dieser Initiative ist die Einführung und Etablierung eines elektronischen Meldesystems. Die deutsche Bundesregierung hat darauf reagiert, indem sie in ihrem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes am 30.08.2023 die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung (eRechnung) spätestens ab dem 01.01.2028 vorsieht.
Die eRechnung wird für Leistungen an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen (B2B) grundsätzlich verpflichtend, sodass der Rechnungsempfänger sich durch entsprechende Vorkehrungen in die Lage zu versetzen hat, die eRechnungen empfangen zu können. Bei der Rechnungsstellung an einen Endverbraucher (B2C) ist dessen Zustimmung zur Entgegennahme einer eRechnung notwendig.
Eine eRechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei den momentan gängigen PDF-Rechnungen um reine digitale und bildhaft repräsentative Rechnungen. PDF-Rechnungen stellen die Rechnungsinhalte lediglich visuell dar und können – anders als die eRechnung – nicht ohne Weiteres weiterverarbeitet werden. Dieser momentan bestehende Bearbeitungsbruch soll durch die eRechnung abgeschafft werden, sodass ein einheitlicher und ressourcensparender Vorgang entsteht. Konkret basiert die eRechnung auf einem XML-Format, welches sich zur maschinellen Verarbeitung eignet. Damit die eRechnung für das menschliche Auge lesbar ist, können Visualisierungsprogramme genutzt werden. So sieht z.B. das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 02.10.2023 zwei eRechnungs-Formate vor, wobei hinter dem Format „XRechnung“ eine XML-Datei steht, während das Format „ZUGFeRD“ neben den XML-Daten auch die PDF-Ansicht beinhaltet.
Bei der Umsetzung entstehen im Einzelfall diverse Fragestellungen. Z.B. was sind die ersten Schritte zur Einführung von eRechnungen? Wie sorgt ein Leistungsempfänger dafür, dass eRechnungen empfangen werden können? Welche Formate sind für die eRechnung zu nutzen?
Damit die eRechnung ein Erfolg wird, stehen wir ihnen bei der Beantwortung der aufgeworfenen Fragen und darüberhinausgehenden Unklarheiten gerne zur Seite.