Datenschutzgrundverordnung im Personalbereich
Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten wurde in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n. F.) neu gestaltet. Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten gilt der Grundsatz des Verbotes mit Erlaubnisvorbehalt. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich unzulässig. Die Zulässigkeit im Arbeitsverhältnis kann sich aus einem Gesetz, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder der vorherigen Einwilligung des Arbeitnehmers ergeben. Gesetzlich darf die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfolgen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung oder nach Begründung für die Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch zur Aufdeckung von Straftaten im Arbeitsverhältnis verarbeitet werden, wobei jedoch besondere Anforderungen zu erfüllen sind.
Ist die Datenverarbeitung zulässig, bestehen umfangreiche Informationspflichten gegenüber dem Bewerber oder späteren Arbeitnehmer. Zweckmäßig ist es, hier mit der Personalabteilung einen genauen Prozess festzulegen, wie diese Pflichten erfüllt werden können.
Der ebenfalls bestehende Grundsatz der Datensparsamkeit macht es erforderlich, nur die Daten zu erheben, die erforderlich sind, und die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken. Demzufolge müssen die Unterlagen abgelehnter Bewerber innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht werden. Sinnvoll ist es, hierzu eine Richtlinie abzufassen, die den Umgang mit Bewerberdaten regelt. Die Pflicht zur Datensparsamkeit gilt ebenfalls uneingeschränkt in bestehenden Arbeitsverhältnissen. Sinnvoll ist daher immer die Prüfung, welche Daten überhaupt und welche zusätzlich erforderlich sind. Die Dauer der Speicherung ist nämlich festzulegen. Danach sind die personenbezogenen Daten zu löschen, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Steuerrecht) die Speicherung erlauben. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Aufbewahrung von Unterlagen nur beschränkt zulässig. So z. B. wenn die Unterlagen einer gesetzlichen Frist zur Aufbewahrung unterliegen. Der Arbeitnehmer hat ein ausdrückliches Recht auf Löschung nicht zwingend erforderlicher Daten und kann dies aktiv verlangen.
Fazit: Da bei Nichteinhaltung der neuen DSGVO, ergänzt um das BDSG n. F. empfindliche Bußgelder drohen, ist ein datenschutzkonformer, bedachter Umgang mit Arbeitnehmer- und Bewerberdaten dringend zu empfehlen.
Antje Ahlert ist Rechtsanwältin/Steuerberaterin bei der PKF WMS Bruns-Coppenrath & Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberater Rechtsanwälte (Mitgliedsunternehmen des PKF-Netzwerkes).