Einführung in Deutschland zum 01.01.2025
Mit Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancengesetz (WCG) am 22.03.2024 ist die Einführung der E-Rechnung zum Januar 2025 in Deutschland endgültig beschlossene Sache.
Wir möchten Sie bei der Bewältigung der damit einhergehenden Herausforderungen sowie Nutzung der Chancen gerne unterstützen. Insbesondere zwei Themenfelder sind maßgeblich für den Erfolg der Implementierung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.
Zum einen geht es um die zu beachtenden rechtlichen Rahmenbedingungen, zum anderen um die konkrete Umsetzung, die im Hinblick auf eine mögliche Prozessoptimierung erhebliche Chancen, aber auch Risiken bietet.
1. Rechtliche Rahmenbedingungen
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und diese empfangen zu können. Bis zum 31. Dezember 2026 kann von einer elektronischen Rechnung abgesehen werden, wenn der Rechnungsempfänger damit ausdrücklich einverstanden ist. Vor dem Hintergrund, dass Ihre Geschäftspartner als Rechnungsempfänger schon ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Rechnung verlangen können, sollten Sie trotz der eingeräumten Übergangsfrist, schon zum 1. Januar 2025 Prozesse implementieren, die eine reibungslose Arbeit mit E-Rechnungen garantieren.
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt für alle Unternehmen ausnahmslos die Pflicht zur E-Rechnung. Diese Fristverlängerung gilt jedoch nicht für den Empfang von E-Rechnungen. Diesen müssen Sie ab dem 01.01.2025 ermöglichen.
Anders als eine herkömmliche PDF-Rechnung, erlaubt die E-Rechnung eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung, ohne dass ein Zwischenschritt, wie etwa die Eingabe der PDF-Rechnung in die Buchhaltungssoftware, erforderlich ist. Damit dies gelingt, müssen Ihre Rechnungen zukünftig ein bestimmtes Format aufweisen (z.B. ZUGFerD oder XRechnung).
2. Konkrete Umsetzung und Prozessoptimierung
Nachdem Ihnen die rechtlichen Rahmenbedingungen bekannt sind, bleiben oftmals offene Fragen hinsichtlich der konkreten Umsetzung ebendieser rechtlichen Erfordernisse. Es ist vielleicht klar was zu veranlassen ist, jedoch nicht wie bzw. in welcher Form die Umsetzung bestmöglich gelingen kann. Dies betrifft z.B. die Umstellung von bisherigen Rechnungsformaten (Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, etc.) auf E-Rechnungsformate wie ZUGFerD oder XRechnung.
Ziel sollte ein möglichst ressourcenschonender Ablauf, vom Eingang der Rechnung über die Bearbeitung der Rechnung bis hin zur Rechnungsarchivierung, sein. Hierzu müssen Sie geeignete (Software-)Lösungen entwickeln, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und nicht zu weiteren Problemen führen. Mithilfe individueller, für Ihr Unternehmen maßgeschneiderter (Software-)Lösungen sind Sie in der Lage, die Chancen der E-Rechnung bei gleichzeitiger Risikominimierung wahrzunehmen. So profitieren Sie in der Folge von einem Wettbewerbsvorteil. Im Gegensatz zu Unternehmen, die sich im Vorfeld nicht auf die E-Rechnung und deren Prozessoptimierung fokussieren, werden Sie Ihre Arbeitskraft zukünftig verstärkt in Ihre Dienstleistungen und/oder Produkte investieren können.
Gemeinsam können wir die Zeitenwende in der Rechnungsstellung nicht nur meistern, sondern das Projekt „E-Rechnung“ optimal zu Ihrem Vorteil nutzen.
Ein interdisziplinär aufgestelltes Team um unsere Partner Antje Ahlert (Umsatzsteuerrecht) und Norman Sträter (Prozessoptimierung) steht Ihnen bei Fragen bezüglich der rechtlichen Rahmenbedingungen und der konkreten Umsetzung gerne zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns über folgende E-Mail-Adresse, um die ersten Schritte einzuleiten und stufenweise einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten Prozess zu erstellen:
ust.beratung@nothing-important.pkf-wms.de
Im Vorfeld unseres ersten Beratungstermins füllen Sie bitte den folgenden Fragebogen zur E-Rechnung aus. Dieser liefert uns eine Ausgangslage für die Entwicklung einer passgenauen (Software-)Lösung für Ihr Unternehmen und vereinfacht die weiteren Implementierungsschritte.
