01.04.2023
von Katharina Geschke

Seit dem 1.1.2020 haben Unternehmen die neuen gesetzlichen Regelungen gemäß der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) bei der Führung ihrer Kassensysteme zu beachten. Insbesondere das neue DSFinV-K-Format, die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“, spielt hier für Unternehmen eine wichtige Rolle. Etwaige Ausnahmeregelungen für Kassen ohne die Möglichkeit der Nachrüstung endeten zum 31.12.2022. Somit ist spätestens seit dem 1.1.2023 jeder Kassenbetreiber verpflichtet, seine Kassendaten im KassenSichV-konformen DSFinV-K Format bereitzustellen.

Der neue Standard

Grundzüge der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) umfassen grundsätzlich auch die Kassenführung. Da es sich bei den GoBD jedoch um eine Verwaltungsvorschrift handelt, bestand bisher keine Rechtssicherheit und damit kein für alle geltender Standard. Die zusätzliche KassenSichV stellt nun sicher, dass Umsatzdaten manipulationssicher gespeichert und gemäß der Aufbewahrungsfristen archiviert werden sowie dem Finanzamt in einem neuen einheitlichen Datenformat (DSFinV-K) übermittelt werden können.

Damit einher geht die verpflichtende Nachrüstung aller Kassen hinsichtlich einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). U.a. bestehen nunmehr klare Regelungen zu den auf dem Beleg erforderlichen Angaben wie Seriennummer der Kasse bzw. TSE, ein Prüfcode sowie die Signatur der Transaktion und eine Bon-Ausgabepflicht. Das bedeutet, dass Händler ihren Kunden bei jedem Verkauf einen Kassenbeleg ausstellen müssen. Dieser muss entweder ausgedruckt oder in elektronischer Form erzeugt werden. Ob der Kunde den Beleg auch tatsächlich annimmt, spielt dabei keine Rolle.

Hinweis: Sobald eine neue TSE eingesetzt wird, muss diese – voraussichtlich ab September 2023 – beim zuständigen Finanzamt mit Angaben zu Namen und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Seriennummern und Einsatzort sowie dem Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse u.Ä. gemeldet werden.

Schlüsselrolle des DSFinV-K-Formats

Eine Schlüsselrolle bei den neuen Regelungen der KassenSichV spielt das standardisierte DSFinV-K-Format, welches seit dem 1.1.2020 von allen Kassennutzern bei einer Kassennachschau seitens des Finanzamts verpflichtend bereitzustellen ist. Hier galt bis zum 31.3.2021 noch eine Übergangsfrist bzw. eine Nichtbeanstandungsregelung, in der alle Betreiber nachträglich noch die Möglichkeit erhielten, ihre Systeme entsprechend umzurüsten. Für Kassen ohne die Möglichkeit einer Umrüstung galten bisher erweiterte Ausnahmeregelungen, die zum 31.12.2022 endeten.

Hinweis: Vorteil der DSFinV-K ist eine standardisierte Prüfung seitens des FA, welches als Prüfungstool die Software IDEA mit einer speziell integrierten Schnittstelle für DSFinV-K-Daten nutzt. Mit der Übermittlung in dem neuen Format wird nun sichergestellt, dass eine lückenlose und einheitliche Prüfung möglich ist.

Ein DSFinV-K-Export gliedert sich in drei Blöcke: 

  • Der erste Block besteht aus dem Einzelaufzeichnungsmodul, welches den Bonkopf sowie die Bonpositionen enthält. 
  • Das Stammdatenmodul als der zweite Block enthält alle notwendigen Informationen zu den Stammdaten, z.B. Orte, Kassen sowie Umsatzsteuerinformationen. 
  • Der dritte Block umfasst dann in Form des Kassendatenabschlussmoduls alle Informationen zu Zahlarten, Geschäftsvorfalltypen oder Währungsinformationen. 

Dabei sollte der Umsatz in allen Abschnitten klar als Beleg definiert und mit dem entsprechenden Netto- bzw. Bruttobetrag oder Steuerschlüssel ausgewiesen werden, sodass eine einwandfreie Abstimmung zwischen allen Abschnitten möglich ist. 

Empfehlung: Etwaige nicht dem Umsatz zuzuordnende Ein- oder Auszahlungen, Anfangsbestände oder der Geldtransit sollten davon klar abzugrenzen sein. Ferner ist zu jedem Geschäftsvorfall im Detail zu dokumentieren, was genau sich dahinter verbirgt. 

Stolpersteine der Kassenführung

Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung

Ein für Unternehmen wichtiger Schritt im Vorfeld einer möglichen Kassennachschau ist eine detaillierte Kassendatenanalyse, um sicherzustellen, dass die Kassenumsätze nach den gängigen Konformitätsstandards und Steuergrundsätzen korrekt erfasst werden. Hier gibt es im Wesentlichen drei Ansatzpunkte einer Prüfung.

  • Der erste Schritt ist die reine Kassenanalyse, welche sich auf die Abstimmung der einzelnen Tabellen untereinander fokussiert. 
  • Ist sichergestellt, dass die Kassendaten in sich stimmig und belastbar sind, wird im Anschluss eine Aufteilung nach Bruttoumsatz, Nettoumsatz und Steuerbetrag vorgenommen. 
  • Für eine detaillierte Abstimmung mit den Umsätzen laut Finanzbuchhaltung ist außerdem eine Splittung je Filiale, je Steuersatz oder monatsweise sinnvoll. 

Diese Splittung ermöglicht einen ersten Einblick in möglicherweise auftretende Auffälligkeiten beim Transfer von der Kasse hin zur Finanzbuchhaltung. Dabei tritt oftmals bereits der erste Stolperstein auf: Häufig werden Stammdaten nicht gepflegt und eine Abstimmung mit den Kostenstellen der Finanzbuchhaltung scheitert, da keine saubere Zuordnung über die Stammdaten möglich ist. Auch kommt es oft vor, dass Artikel – insbesondere im Zuge von geänderten Steuersätzen wie etwa in der Corona-Krise – falsch versteuert werden und somit die Angaben auf dem Bon von den Umsätzen laut Finanzbuchhaltung abweichen. 

Hinweis: Hier ist es bei der Kassenführung unerlässlich, regelmäßige interne Kontrollen durchzuführen und zu prüfen, ob die Angaben auf dem Bon mit den Angaben in der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. 

Abstimmung mit der Warenwirtschaft

Während der Pandemiephase war der Steuersatz in der Gastronomie laut § 12 UStG außerdem sowohl für die Mitnahme von Einkäufen als auch bei Bewirtung vor Ort auf 7% nivelliert worden. Von diesen Vergünstigungen ausgenommen wurden Getränke, um ein Ungleichgewicht zum Einzelhandel zu vermeiden. Diese Bestimmung sollte zum 31.12.2022 auslaufen, wurde aber – aufgrund des quasi fließenden Übergangs von der Corona-Krise hin zur Ukraine-Krise – nochmals bis zum 31.12.2023 verlängert. Ziel ist es, die Branche mithilfe dieser Verlängerung hinsichtlich der gestiegenen Energiekosten zu subventionieren. 

Auch bezüglich der Abstimmung zwischen einem vom Unternehmen genutzten Warenwirtschaftssystem und den erwirtschafteten Kassenumsätzen spielt diese Thematik eine tragende Rolle, da es aufgrund der stetigen Änderungen von Seiten des Gesetzgebers auch hier zu unterschiedlichen Angaben zwischen Warenwirtschaft und Kasse kommen kann. Beispielsweise finden sich im Rahmen einer Kassendatenanalyse zurzeit neben nicht korrekt versteuerten Artikeln und falsch ausgestellten Bons auch häufig falsche Warengruppenzuordnungen, unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer Warengruppe oder sogar gänzlich fehlende Angaben zu Warengruppen in den Kassendaten. 

Empfehlung: Solche Informationslücken und insbesondere falsche Angaben zu Steuersätzen je Artikel oder Warengruppe können zu empfindlichen Nachbelastungen eines Unternehmens führen und sollten daher schnellstmöglich aufgedeckt und behoben werden, um bei einer möglichen Kassennachschau keinen unnötigen Komplikationen ausgesetzt zu sein.

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