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Ihre (rechts-)sichere Whistleblowing-Lösung für eine vertrauensvolle und transparente Unternehmenskultur

Zum 17.12.2021 ist die Umsetzungsfrist der EU-Richtlinie (2019/1937) zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, abgelaufen. Obwohl der nationale Gesetzgeber der Umsetzungsverpflichtung noch nicht nachgekommen ist, ist absehbar, dass in den nächsten Monaten diese EU-Richtlinie auch in deutsches Recht umgesetzt wird. Durch die Umsetzung in nationales Recht sollen vorrangig Mitarbeiter und Dritte geschützt und so deren Meldebereitschaft gefördert werden. Weiteres Ziel der Richtlinie ist es, auf Missstände wie Korruption, Diskriminierung oder Amtsmissbrauch in dem jeweiligen Unternehmen aufmerksam zu machen.

Zentrales Umsetzungsmittel ist dabei die Pflicht von Unternehmen und auch öffentlicher Einrichtungen mit mindestens 250 Mitarbeitern - ab 17.12.2023 sogar schon ab 50 Arbeitnehmern - ein effizientes System zur Meldung potenzieller Missstände zu errichten. Hierbei sieht die Richtlinie die Pflicht zur Errichtung eines spezialisierten Hinweisgeberkanals vor. Dieser Hinweisgeberkanal muss so ausgestaltet sein, dass die Person des Hinweisgebers vertraulich bleibt. Daher kann bspw. ein in dem Unternehmen genutztes E-Mail-System, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, nicht genutzt werden. Denn so könnten unbefugte Personen Kenntnis von den Hinweisgebern erhalten.

Ohne einen solchen Hinweisgeberkanal könnte sich ein Hinweisgeber direkt an die staatlichen Behörden oder die Öffentlichkeit wenden, was mit einem massiven Reputationsschaden einhergehen kann.

 

PKF WMS Whistleblowing Tool – Unser Mehrwert für Sie

Der vertrauliche Briefkasten

Um Ihrer Verantwortung zur gesetzeskonformen Unternehmensführung gerecht werden zu können, bieten wir Ihnen daher unser nach Ihren Bedürfnissen ausgearbeitetes digitales Hinweisgeber-System an. Dieses Hinweisgeberportal wird direkt auf Ihrer Website integriert und kann ebenfalls über Ihr Intranet genutzt werden.

Das System bietet Ihren Mitarbeitern sowie ebenfalls allen Dritten (z.B. Lieferanten, Kunden) die Möglichkeit, einen Verstoß auch vollständig anonym zu melden. Wenn gewünscht wird das Anliegen zur Prüfung und rechtlichen Würdigung direkt an eine Ombudsperson in unserem Hause weitergeleitet. Selbstverständlich können Sie unser Hinweisgeberportal auch für eine andere Ombudsperson, etwa aus Ihrer Rechtsabteilung, verwenden.

Bei Weiterleitung an unsere Ombudspersonen prüfen diese zunächst die Anfrage eigenverantwortlich, ob überhaupt ein Verstoß möglich und plausibel erscheint. Alle unsere Ombudspersonen sind langjährig als Rechtsanwälte/-innen tätig und zur Verschwiegenheit sowohl gegenüber Ihnen als Auftraggeber wie staatlichen Behörden verpflichtet.

Sodann wird die jeweilige Ombudsperson den Sachverhalt gemeinsam mit Ihrer Geschäftsleitung aufklären und Ihnen anschließend Rückmeldung erteilen, wie mit der Angelegenheit bestmöglich zu verfahren ist. Weiterhin bestätigen wir, wie es die Richtlinie vorsieht, dem Hinweisgeber fristgerecht den Eingang seiner Meldung und zu gegebener Zeit die deswegen getroffenen Maßnahmen.

 

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Ihre Vorteile

Die PKF WMS und unser Hinweisgebersystem bietet Ihnen dabei folgende Vorteile:

1. Anwaltliche Verschwiegenheitspflicht

Als Anwälte unterliegen unsere Ombudspersonen standesrechtlich der Verschwiegenheitspflicht. Die uns übermittelten Informationen werden somit absolut vertraulich behandelt.

2. Unmittelbare Bearbeitung und Expertise durch unsere Rechtsanwälte i

Die optimale Umsetzung rechtlicher und praktischer Compliance-Vorgänge ist das tägliche Geschäft unserer Ombudspersonen als Rechtsanwälte. Die PKF WMS bietet Ihnen somit die perfekte Synergie von Implementierung eines internen Meldesystems bis hin zur Beratung bezüglich der daraus resultierenden erforderlichen Handlungsschritte. Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten können wir sofort auf die Ressourcen unseres weltweiten Netzwerkes zurückgreifen.

3. Individuelle Gestaltung des Meldesystems

Unser benutzerfreundliches und rechtssicheres Meldesystem wird individuell an Ihr Unternehmen angepasst. Es fügt sich nahtlos in Ihre Corporate Identity ein.

4. Vollständige Anonymität

Mit unserer Softwarelösung gehen wir sogar noch über die Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie hinaus und ermöglichen die anonyme Abgabe von Hinweisen. Unser System lässt es hierbei zu, dass nicht nur ein Hinweis anonym abgegeben werden kann, sondern sogar eine vollständig anonyme Kommunikation in beide Richtungen mit dem Hinweisgeber erfolgen.

5. Transparente Kosten

Für die Nutzung der Software und die 24/7 Bereitschaft unserer Ombudsanwälte/-innen berechnen wir, abhängig von der Unternehmensgröße und der erforderlichen Anpassungen, eine feste monatliche Pauschale. Erst bei Bearbeitung eines konkreten Hinweises fallen unserer üblichen Stundenhonorare an.

 

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Ombudsanwälte und -anwältin

Prof. Heiko Hellwege 

Honorarprofessor der Hochschule Osnabrück für das Wirtschaftsprivatrecht.

Herr Prof. Hellwege berät mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne in gesellschaftsrechtlichen und kartellrechtlichen Fragestellungen. Weiterhin ist Herr Prof. Hellwege ebenfalls in mehreren Aktiengesellschaften ein Mitglied des Aufsichtsrates.

Jan-Erik Twehues, LL.M.

Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für Steuerrecht.

Seit über 15 Jahren als Anwalt tätig. Dieser vertritt die Interessen seiner Mandantschaft, insbesondere in arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Streitigkeiten..

Katharina Stock

Fachanwältin für Arbeitsrecht

Frau Rechtsanwältin Stock hat ebenfalls die besonderen theoretischen Kenntnisse auf dem Gebiet des Handels- und Gesellschaftsrecht gem. §2 Abs. 2 FAO erworben. Frau Stock berät ihre Mandanten insbesondere in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten.

Andy Weichler

Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht.

Herr Rechtsanwalt Weichler hat ebenfalls die besonderen theoretischen Kenntnisse auf dem Gebiet des Insolvenzrechtes gem. §2 Abs. 2 FAO erworben. Dieser berät Mandanten insbesondere in handelsrechtlichen und zivilrechtlichen Fragestellungen.

Kontakt

Martinsburg 15
49078 Osnabrück, Deutschland

Telefon +49 541 94422-600

 

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