Fit für die Betriebprüfung

Was es zu beachten gibt

HERAUSFORDERUNGEN DURCH LAUFENDE ÄNDERUNGEN

Verschärfte und sich laufend ändernde rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen haben für Unternehmen meist weitreichende Bedeutung. Die besondere Herausforderung besteht in der Umsetzung und Integration der Anforderungen in die betrieblichen Prozesse, um negative Konsequenzen zu vermeiden. Ein wichtiger und notwendiger Baustein stellt neben der praktischen Umsetzung von Prozessen und Maßnahmen die Dokumentation und Kontrolle dieser Prozesse dar. Eine „Verfahrensdokumentation“ und in mittleren und großen Unternehmen mit mehreren Führungsebenen ein „Tax Compliance Management System“, kurz „Tax CMS“, sind die in diesem Zusammenhang in Betriebsprüfungen regelmäßig angeforderten Werke.
 

GESETZLICHE ANFORDERUNGEN – MODULARER AUFBAU

Bei der Vielzahl neuer gesetzlicher Anforderungen stellt sich die Frage, welche Umsetzung als Erstes angegangen werden soll. Prinzipiell gelten gesetzliche Regelungen meist unabhängig voneinander ohne Festlegung einer Rangfolge. Erfahrungsgemäß empfiehlt
sich eine modulweise Umsetzung in Abhängigkeit vom Geschäftsbetrieb, der Größe und der Komplexität des Unternehmens. Den Grundstein sollte dabei eine Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD  (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD); BMF vom 14.11.2014) darstellen, in der die buchführungsrelevanten Arbeitsabläufe und programmtechnische Unterstützungsprozesse dokumentiert werden. Spätestens seit 2018 sollte auch die Kassenbuchhaltung in bargeldintensiven Betrieben auf ihre Ordnungsmäßigkeit geprüft werden (Kassencheck), um einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau standhalten zu können. Ziel eines Unternehmens sollte es sein sukzessiv alle relevanten Bereiche abzubilden.


VORTEILE UND MEHRWERT FÜR UNTERNEHMEN

Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung ein schwer wiegender Verstoß festgestellt, reichen die Konsequenzen je nach Tragweite der Pflichtverletzung von Hinzuschätzungen mit verzinsten Steuernachzahlungen bis hin zu Steuerstrafverfahren mit möglichen bußgeld- oder strafrechtlichen Maßnahmen. Um solche Probleme zu vermeiden, empfehlen wir daher ein frühzeitiges Handeln. Die Einhaltung verwaltungsrechtlicher Vorgaben wirkt sich vor allem positiv auf folgende Bereiche aus:

  • Verminderung von Risiken in Betriebsprüfungen
  • Haftungsminimierung des Unternehmens und der Leitungsorgane bei Verstößen
  • Prozesse im Unternehmen werden beleuchtet und können dabei optimiert werden
  • Minimierung/Vermeidung insbesondere auch bußgeld- und strafrechtlicher Risiken


KOSTEN EINER VERFAHRENSDOKUMENTATION

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation oder eines Tax CMS kann modulweise erfolgen. Der Vorteil liegt darin, dass Unternehmen die Erstellung entsprechend ihrer personellen und finanziellen Möglichkeiten über einen gewissen, jedoch nicht zu langen Zeitraum verteilen können. Kostenübersicht Erstellung einer Verfahrensdokumentation zusammen mit der PKF WMS:

  1. Aufnahme und Dokumentation des Eingangsrechnungsprozesses: Nach Komplexität und Unternehmensgröße ca. 1.000 € – 2.000 € zzgl. Umsatzsteuer.
  2. Aufnahme und Dokumentation von Vor- und Nebensystemen (z. B. Finanzbuchhaltung, Ausgangsrechnungsprozess, Warenwirtschaft, Kassen- oder Lohnbuchhaltung). Nach Zeitaufwand mit Kosteneinschätzung bei Aufnahme des Eingangsrechnungsprozesses.
  3. Aufnahme und Dokumentation weiterer Module (z. B. Transfer pricing, Umsatzsteuer, Lohnsteuer). Nach Zeitaufwand mit vorheriger Kosteneinschätzung.

Unter gewissen Voraussetzungen ist eine Förderung dieser Maßnahmen möglich.


AUSBLICK: TAX CMS

Bei Unternehmen mit mittlerer Führungsebene sind zusätzliche steuerliche Prozesse in den Blick zu nehmen, um bußgeld- oder strafrechtliche Risiken für Unternehmen und Geschäftsleitung zu minimieren. Eine „enthaftende“ Wirkung kann nach der Finanzverwaltung ein mandantengerechtes und maßgeschneidertes „Tax Compliance Management System“ bieten.

 

SPRECHEN SIE UNS AN!
Sollten Sie Unterstützungsbedarf bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation oder eines Tax CMS haben, beraten wir Sie gerne. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Tobias Hochow
Wirtschaftsprüfer / Steuerberater
05 41/ 9 44 22 - 0
tobias.hochow@pkf-wms.de


Dr. Michael Rutemöller
Rechtsanwalt / Fachanwalt für Steuerrecht
05 41/ 9 44 22 - 600
michael.rutemoeller@pkf-wms.de

 

Alle Informationen entnehmen Sie auch dem PDF Flyer "Fit für die Betriebsprüfung".